Valoración de puestos de trabajo (VPT), registro retributivo y auditoría: en qué se diferencian y por dónde empezar

Valoración de puestos de trabajo (VPT), registro salarial y auditoría retributiva: en qué se diferencian y por dónde empezar

La pregunta aparece cada vez más en cursos, charlas, despachos, conferencias: “Si ya tengo que hacer el registro retributivo, ¿para qué me hablan también de valoración de puestos y de auditoría?” Respuesta corta: No son lo mismo. No sirven para lo mismo. Y, si se confunden, el proceso se atasca desde el principio. Así que, ahora que la igualdad y la transparencia retributiva vuelven a estar de moda porque parece que la transposición de la conocida como “Directiva de transparencia retributiva” va a llegar pronto, te explicamos los distintos instrumentos que actualmente hay en España y por dónde empezar.

No eran “dos Excel”: era un problema de enfoque

El otro día, al terminar un coloquio en la universidad, se me acercó una chica con cara de auténtico agobio. Me dijo algo muy concreto:

«El de PRL, que está de baja por nacimiento, me ha dicho que rellene yo los dos Excel para el plan de igualdad y no sé cómo hacerlo, ¿me ayudas?».

Si acabas de aterrizar en el terreno de los planes de igualdad, esos dos famosos Excel a los que se refieren son el del registro retributivo, a veces también conocido como registro salarial, y el de la valoración de puestos de trabajo. Dos herramientas nacidas del diálogo social y que pone a disposición de todas las empresas los Ministerios de Igualdad y Trabajo y Economía Social.

La escena resume muy bien lo que está pasando en muchas organizaciones. A una persona, a veces sin apoyo real, sin tiempo, sin datos ordenados y sin una mínima explicación previa, se le encarga “rellenar” instrumentos que, en realidad forman parte de algo mucho más amplio: la transparencia retributiva y la obligación de garantizar la igualdad retributiva por trabajo de igual valor. En este caso, hasta se lo pidió una consultora de planes de igualdad externa que les está asesorando, pero sin darle ningún tipo de información ni contexto adicional (ya se lo expliqué yo sin problemas por teléfono y le di los pasos también por correo electrónico).

El problema, por tanto, no es tanto que no existan herramientas. El problema es arrancar por el archivo en lugar de arrancar por la pregunta correcta: qué está resolviendo cada instrumento, qué relación tiene con los demás y qué información previa necesita la organización para no convertir el proceso en un ejercicio mecánico y poco útil. Además de cómo se vinculan estos instrumentos al proceso de plan de igualdad y, en última instancia, el impacto en la igualdad real y efectiva, también a nivel retributivo.

Antes de profundizar: VPT, registro y auditoría no son sinónimos

Aunque suelen aparecer juntos en la práctica, no estamos hablando de lo mismo. La normativa española integra el principio de transparencia retributiva a través de varios instrumentos de igualdad retributiva: el registro retributivo, la auditoría retributiva, el sistema de valoración de puestos de trabajo y el derecho de información de las personas trabajadoras. Eso significa que cada pieza tiene una función propia dentro de una misma lógica: hacer visibles diferencias, comprobar si están justificadas y corregir lo que no lo esté.

La secuencia que trabajamos habitualmente con las empresas, cooperativas o Ayuntamientos, es bastante gráfica: la valoración de puestos ayuda a identificar trabajos de igual valor; ese resultado alimenta el registro cuando la empresa tiene obligación o quiere contar con su auditoría retributiva; y la auditoría, a su vez, forma parte del diagnóstico del plan de igualdad y debe desembocar en un plan de actuación.

Qué es el registro retributivo y para qué sirve

El registro retributivo es el instrumento que obliga a todas (sí, TODAS) las empresas a documentar los valores medios (y medianos) de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos, desagregados por sexo y distribuidos según el sistema de clasificación profesional aplicable. No es una foto “de opinión”: es una imagen documentada de lo que la  empresa ha pagado realmente durante el periodo de referencia, que con carácter general coincide con el año natural.

La herramienta oficial de registro, recordemos: negociada en la mesa de diálogo social tal y como está conformada actualmente (patronal y sindicatos; sin que la Economía Social esté incluida de manera independiente), permite trabajar, además, con dos lecturas distintas. Por un lado, los importes efectivos, que son los obligatorios y reflejan lo realmente percibido en cada situación contractual. Por otro, los importes equiparados, de uso voluntario, que normalizan o anualizan cantidades para facilitar comparaciones cuando existen contratos parciales, reducciones de jornada o periodos inferiores al año.

En otras palabras: el registro retributivo responde a esta pregunta: ¿qué se está pagando y cómo se distribuye esa retribución por sexo y clasificación profesional?

🚨RECUERDA: es obligación de todas las empresas contar TODOS LOS AÑOS con el registro salarial actualizado. Así que, ¡no te olvides de solicitárselo a tu asesoría todos los años y validar que es correcto!

Qué es la valoración de puestos de trabajo y por qué no consiste en “puntuar personas”

La valoración de puestos de trabajo no evalúa el rendimiento de quien ocupa hoy el puesto. Evalúa el puesto en sí mismo: sus funciones, las condiciones educativas exigidas, las condiciones profesionales y de formación, y las condiciones laborales y factores ligados al desempeño. Su finalidad es estimar globalmente el valor del trabajo que se realiza en cada puesto para poder compararlo con los demás puestos de la organización.

Esto es importante porque dos puestos distintos pueden tener igual valor aunque no compartan nombre, categoría o trayectoria histórica. Por eso la valoración no se resuelve pensando en “Rocío hace esto muy bien” o “a esta persona le pedimos inglés porque lo tiene”. La pregunta útil es otra: si mañana tuvieras que publicar la oferta de ese puesto, qué funciones, responsabilidades, formación y condiciones exigirías realmente.

La herramienta oficial publicada en 2022, de nuevo, negociada, propone un método analítico, cuantitativo y ponderado, organizado en cuatro grandes categorías:

• naturaleza de las funciones o tareas,
• condiciones educativas,
• condiciones profesionales y de formación, y
• condiciones laborales y factores estrictamente relacionados con el desempeño.

Además, se diseñó para cumplir los criterios de adecuación, totalidad y objetividad y para evitar que se invisibilicen factores habitualmente infravalorados en puestos feminizados.

La valoración responde, por tanto, a esta pregunta: ¿cuánto vale cada puesto respecto del resto de puestos de la organización y qué trabajos pueden agruparse como trabajos de igual valor?

Qué es la auditoría retributiva y qué suma al registro y la VPT

La auditoría retributiva no es un tercer Excel. Ni tampoco un documento de Word de dos páginas como hemos visto en algunas ocasiones. Es un diagnóstico de la situación retributiva de la empresa y un plan de actuación para corregir desigualdades retributivas. Su objeto no es solo constatar si existe una diferencia, sino comprobar si el sistema retributivo de la organización cumple de manera transversal y completa el principio de igualdad entre mujeres y hombres en materia de retribución.

Eso significa que la auditoría va más allá del dato bruto y también va más allá de la puntuación de puestos. Tiene que analizar las diferencias retributivas detectadas, revisar si los conceptos salariales están bien definidos, comprobar si el registro está bien construido, examinar la valoración de puestos y, en su caso, aterrizar medidas para evitar, corregir y prevenir obstáculos y riesgos discriminatorios.

Por eso, cuando una empresa tiene que elaborar una auditoría retributiva, no puede empezar por el final: necesita haber elaborado previamente el registro retributivo y la valoración de puestos de trabajo.

Relación entre registro retributivo, VPT y auditoría retributiva

La forma más sencilla de entender la relación entre los tres instrumentos de igualdad retributiva es la siguiente:

• El registro retributivo muestra qué se paga, a quién y en qué conceptos.
• La valoración de puestos explica qué puestos tienen igual valor y por qué.
• La auditoría retributiva cruza ambas piezas, analiza diferencias y obliga a proponer medidas.

Además, cuando la empresa realiza una auditoría retributiva, el registro ya no puede limitarse a la clasificación profesional ordinaria: debe reflejar también las medias y medianas de las agrupaciones de trabajos de igual valor obtenidas a partir de la valoración de puestos.

Dicho de otro modo: el registro te da visibilidad, la valoración te da criterio comparativo, la auditoría te obliga a interpretar, justificar y actuar.

Cinco errores frecuentes que bloquean el proceso

1️⃣ Pensar que “ya lo lleva la asesoría”

La asesoría laboral puede ser clave para facilitar datos o revisar conceptos salariales, pero ni el registro ni la valoración de puestos se resuelven solos desde nómina. Hace falta comprender puestos, clasificación, organización y criterios retributivos.

Por eso es fundamental revisar la información de la asesoría anualmente y evitar sustos después.

2️⃣Delegarlo a una sola persona sin contexto

Cuando el encargo cae sobre alguien que no tiene toda la información de la empresa ni capacidad de interlocución interna, lo habitual es que el trabajo se reduzca a rellenar campos sin criterio compartido. Y esto afecte a la negociación colectiva posterior (Creednos. Hemos estado en procesos de negociación donde se ha bloqueado la Comisión negociadora porque la VPT y el registro realmente no muestran la situación actual de la organización).

3️⃣Empezar por los archivos y no por la estructura

Si los puestos están mal definidos, si la clasificación profesional es confusa o si los conceptos salariales no están claros, el Excel no arregla el problema. Solo lo hace visible.

4️⃣Confundir el puesto con la persona

La experiencia concreta, las virtudes individuales o la confianza que genera alguien no pueden sustituir al análisis del puesto. Da igual que José Luis hable euskera si no lo usa y no es necesario para su puesto. La valoración se hace sobre el trabajo exigido, no sobre nombres y apellidos.

5️⃣Creer que con el convenio basta

Aplicar el convenio es obligatorio, faltaría más, pero no siempre es suficiente. El principio de igual retribución por trabajo de igual valor exige comprobar que los criterios de clasificación y retribución son adecuados, completos y objetivos. Y hasta que los convenios incorporen la perspectiva de género en la clasificación de género, para poder tener una guía, va a pasar un tiempo.

En todo caso, la VPT ha de ser específica de la empresa. Porque, por ejemplo, un hotel rural y un hotel cooperativo en el centro de una ciudad puede que no tengan la misma estructura de personas, los mismos puestos y, por tanto, no tendrán la misma clasificación profesional ni VPT.

Entonces, ¿por dónde conviene empezar?

Si tu organización está en ese punto de “sé que tengo que hacer algo, pero no sé si me faltan dos Excel, tres instrumentos o un mapa entero”, te proponemos esta hoja de ruta:

1. Aclara primero en qué escenario estás. No es lo mismo tener la obligación de contar con plan de igualdad y auditoría retributiva que querer revisar voluntariamente la política salarial, preparar la negociación con mejor base o tener que actualizar el registro salarial obligatorio.
2. Identifica quién tiene que participar. Dirección, personas con conocimiento real de los puestos, quienes gestionan nómina o clasificación profesional y, cuando corresponda, la representación legal de las personas trabajadoras e, incluso, la asesoría o una consultora de planes de igualdad y RRHH externa. El proceso gana mucho cuando no se hace en solitario.
3. Ordena la información de partida. Clasificación profesional, conceptos salariales, convenios aplicables, puestos existentes, centros de trabajo, descripción de puestos de trabajo, acuerdos salariales internos, y cualquier otra documentación que describa funciones reales o retribución.
4. No empieces la valoración sin hablar antes de los puestos. Cuando no existen análisis y descripciones mínimamente claras, la VPT se convierte en una negociación a ciegas. Y, sí, sin sentido también. Y aquí no estamos para perder el tiempo.
5. Elabora bien el registro salarial. El registro exige datos fieles, actualizados y consultados previamente con la representación legal de las personas trabajadoras, cuando exista.
6. Si hay auditoría retributiva, conecta el registro con la valoración. Son tres procesos interrelacionados sí o sí. Y aquí está una de las diferencias técnicas más importantes: el registro de empresas con auditoría tiene que incorporar también las agrupaciones de trabajos de igual valor.
7. Llega a la auditoría con información suficiente. La auditoría no debería ser el momento de descubrir qué puestos existen o qué retribuye cada complemento. Debería ser el momento de analizar, justificar y decidir medidas.

Y esto también interpela a cooperativas, entidades y administraciones con personal laboral

Aunque muchas veces la conversación se formula pensando en “la empresa”, el marco de igualdad retributiva no se agota en la empresa mercantil clásica. Las cooperativas, las entidades sociales y las administraciones con personal laboral también necesitan claridad cuando trabajan clasificación profesional, retribuciones, puestos y procesos de igualdad. En Ayuntamientos , por ejemplo, negociar una RPT (una relación de puestos de trabajo) ya es un proceso complejo. Pero sí o sí tiene que basarse en una VPT. Así que, ¡mejor que ya incorpore la perspectiva de género desde la base!

En la práctica, cambia el contexto, cambia la negociación y cambian algunas herramientas de gestión interna, pero la confusión de partida suele ser parecida: alguien abre el archivo (si con suerte se lo pasa su asesoría), ve pestañas raras, columnas, medias, medianas, agrupaciones y factores, y siente que lo que le están pidiendo es técnico, urgente y poco explicado.

Por eso el primer valor de un buen acompañamiento no es “rellenar rápido”. Es ordenar el proceso y evitar que la organización avance a ciegas.

Conclusión

Si tuviera que resumirlo en una sola frase, sería esta: el registro retributivo, la  valoración de puestos de trabajo y la auditoría retributiva no compiten entre sí, se necesitan.

El registro te dice qué estás pagando. La valoración te dice qué puestos deberían compararse entre sí. Y la auditoría te obliga a mirar si ese sistema retributivo funciona con criterios de igualdad o si arrastra inercias, vacíos o sesgos de discriminación directa o indirecta (que esta a veces se nos olvida) que conviene corregir.

Por eso, cuando alguien te diga “rellena estos dos Excel y ya está”, probablemente convenga parar un momento. Antes de rellenar, hay que entender. Y antes de entender, hay que ordenar.